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            世界500強倍科電器OA系統建設:10oa典型客戶(三)


            發布于 2015/11/27 14:02

            世界500強倍科OA系統
             


            【項目背景-倍科電器簡介】    Background
            英國家電領導品牌Beko倍科, 銷量位居歐洲前三。Beko(倍科) 早在其品牌創立之初,就確立了“創建國際領先品牌”的全球戰略。目前,Beko(倍科) 產品已經銷往全球100多個國家和地區, 在許多國家都是家電市場的領導者,特別是在歐洲、俄羅斯和獨聯體國家、波羅的海地區、中東地區、北非和澳大利亞等國家及地區。今天,全世界有4.4億用戶選擇了Beko(倍科)的產品, 在全球范圍內每2秒鐘就有一款 Beko產品被售出;Beko(倍科)品牌也藉此成為國際家電市場的領導品牌之一。作為BEKO倍科全球戰略重點區域之一,倍科在中國成立了獨資子公司,并將中國建成其全球重要生產基地之一?,F在在國內多地建立分公司,員工數上千人有余。

            作為一家有著跨國背景的世界500強外資企業,倍科一直追求管理的不斷完善和精細化。隨著全球化的戰略部署,管理半徑的日益拉長,其管理需求也不斷增長。目前倍科面臨的問題在于:異地辦公協同難、異地費用報銷審批難、異地財務管控難。之前選購了金蝶ERP系統做財務管控和報銷事宜,盡管盡力學習和使用,卻因為產品本身缺乏靈活性等問題,難以滿足實際業務中的需求。倍科計劃逐漸放棄金蝶ERP的使用,將財務管理轉至SAP系統內完成。



            【實施過程】    Content
            倍科(中國)希望找到一款靈活度高、能落實費用管控制度、高度自動化、并能將數據導入SAP系統的管理軟件。選型過程中,倍科與多家供應商(專業費用報銷系統、財務管理系統、協同OA系統等管理軟件廠商)進行了接觸、交流、對比、評估,外籍管理高層也參與其中,需要廠商具備全程用英語進行產品展示說明和答疑解惑的能力。在反復考察和綜合考量后,倍科選擇了流程引擎強勁,可自由定制流程并且支持多語言的10oa協同運營辦公平臺(www.mentorsship.com),希望藉由10oa系統實現流程自動化,從而提高工作效率,提升跨國管理水平。

            本次實施的主要內容有:梳理組織架構、精細化分權和搭建工作流為基礎的辦公環境。新建的工作流程主要分為費用報銷、差旅費報銷、短暫停留費用報銷、批量短途報銷4個部分。參照Beko公司的已有報銷制度,將其完整轉換為OA系統里相應的自動化流程。難點有兩處,一是企業內部流程復雜,梳理得不夠清晰,二是表單復雜,需要恰當合適、精準地展現業務邏輯以及精確無誤的數字計算。


            下面以報銷單和流程為例,展現10oa在跨國企業中扮演的重要角色。

            一、報銷單自定義實例
            介于靈活、簡約的設計理念,10oa系統從研發時就考慮到用戶多樣性。靈活、簡約才能多變,以適應企業不同需求。不但可變,還要變的簡單。因此,我們在10oa系統里可以看到設計表單也無需用到任何的代碼,而是用系統里內置的所見即所得的編輯器。只要會用word就會用10oa的表單編輯器。 
            如圖,這樣的表單不僅實現了個性配置,而且不用去找廠商幫忙,企業自己就可以快速做到。不僅功能實現了,還兼具紙張化清晰、美觀的效果。有需要的部門還可以一鍵打印此表單,用于存檔和管理。這樣個性化的表單可謂一舉多得,成本為0,卻可以助力用戶大幅提高工作效率,為業務流程的自動化實現邁出堅實的第一步。
            報銷單自定義

            二、報銷單費用自動計算實例
            如圖,申請報銷的用戶在表單中填寫出差的天數①、選擇分公司所在地②、選擇出差的區域③④基礎信息后,表單內會根據用戶的級別⑥,在自動計算區內自動計算出補貼標準。在數據填寫區內填寫出差過程中發生的費用明細之后,按計算鍵⑤費用就會分類匯總,自動計算顯示在自動計算區里⑦,如果消費多于標準,字體會自動顯示為紅色,并且用戶必須在⑧里說明原因。
             
            報銷單數據自動計算
             

            三、貨幣自動換算實例
            把貨幣轉換的規則也內嵌入表單。申請人在填單時,只需要填入境外消費的貨幣金額即可,其他的轉換都交給電腦自動化實現。這樣一來,就方便很多。當匯率有調整時,用戶自己就可以自行在后臺修改,無需依靠廠商。財務呢,審核單據時,也只要核對費用本身就可以,不用自己再去人工換算。從貨幣自動換算的實現,我們又從一個側面了解到10oa系統表單設計的強大和靈活。無論多少計算規則,只要能梳理清楚,都可以內嵌在表單中,實現表單的自動計算。一次報銷過程就可省下1、2個小時,那么多員工加在一起,給公司省下的時間和精力無法想象。一個流程的自動化運轉就能給公司提高多少效率!
             
            報銷單貨幣自動換算
             
             
            四、差旅報銷流程實例
            差旅費報銷流程,制度就規定以崗位分級的不同,有相應不同的審批過程。一般人員的報銷,申請人填完表單后需要提交給部門經理審核,部門經理審核完以后要轉給總監審,接著才是轉到財務部門審核;而部門經理級別的人員報銷,填寫完表單后就會自動提交給總監審核,審核通過后再繼續流轉到財務部門;總監級別的人員只需要給總經理審核,就可以繼續流轉至財務部門;到了總經理級別,就可以直接流轉給財務部門審核。
             
            自定義流程




             

            【實施效果】    Result

            此次與二進制的合作,改變了倍科電器長久以來辦公低效的現象,同時也讓長期困擾企業的異地辦公協同難、異地費用報銷審批難、異地財務管控難等難題迎刃而解,從而實現更深入的精細化管理以及實現管理制度的完善。
             
            倍科電器OA系統登錄界面


            具體實施效果如下:
            • 依賴于10oa的成熟性以及易用性,系統實施周期短,控制在一個月內,最能滿足倍科現實的業務需求。
            • 實施完成了10oa系統與Beko在用的SAP的對接。10oa系統上運行的所有業務數據最終可無縫導入到SAP,進行后續運轉。這樣就能保證多個系統還能一套數據,準確掌握企業運行軌跡。
            • Colloa(10oa)系統平臺不僅實現了協同費用管控,還能夠持續優化、改進和擴展更多的業務流程,實現協同采購、協同人事、協同訂單等等,持續滿足倍科發展變化的業務需求。
            • 在報銷管理上面,自動計算功能避免了人為填寫失誤帶來的麻煩,提升了工作效率;同時貨幣的自動換算也讓每筆賬目清清楚楚,節省了大量計算時間。
            • 多語言支持、多單據流轉、多流程控制、精準的費用控制和紙張式界面方面獨具優勢,使具有跨國背景的倍科電器以最快的速度調整當前仍需完善的管理制度,不再懼怕復雜的管理環境,最終實現精細化管理。

             
            更多OA系統典型案例盡在:www.mentorsship.com

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